Hoe ondersteun ik mijn medewerkers bij het thuiswerken?

In het hele land en in allerlei sectoren werken medewerkers noodgedwongen thuis. Zo ook bij Achmea, waar deze dagen meer dan 11.000 collega’s tegelijkertijd vanuit huis opereren. "Samen zorgen we ervoor dat onze klanten erop kunnen rekenen dat ze onder deze bijzondere omstandigheden zo goed mogelijk worden geholpen."

Grootschalig thuiswerken is voor Achmea niet nieuw. Als innovatief werkgever was Achmea jaren geleden al pionier op het gebied van thuiswerken en flexibel werken. Maar natuurlijk is lang niet elke ondernemer hierop voorbereid. Daarom heeft Centraal Beheer 7 tips voor ondernemend Nederland om medewerkers zo goed mogelijk te ondersteunen bij thuiswerken: 7 V’s die bijdragen aan goed werkgeverschap.

1. Regel voorzieningen
Niet elke medewerker heeft thuis de faciliteiten om te werken. Dat is een eerste voorwaarde. Zorg ervoor dat medewerkers over de juiste software en tools beschikken om met elkaar te kunnen communiceren en te kunnen samenwerken. Maak een keuze met betrekking tot het medium, als die nog niet is gemaakt. Denk aan Skype, Zoom, Microsoft Teams, Google Hangouts, Slack of GoToMeeting.

2. Heb vertrouwen
De situatie waarin we ons met elkaar bevinden is uitzonderlijk. Toon begrip voor de bijzondere omstandigheden en de zorgen en onzekerheden die deze met zich meebrengen. Verwacht niet dat medewerkers 100% productief zijn, gezien de zorg die velen hebben voor kinderen of ouders. Geef mensen het vertrouwen dat ze in deze situatie de juiste keuzes maken en schiet niet in de controlemodus.

3. Maak verstandige afspraken
Maak verstandige afspraken met elkaar over hoe en wanneer er contact is met elkaar en op welke manier het werk het best kan worden ingedeeld. Handig is verder om het werk in te delen in blokken van anderhalf uur. Tussendoor kan een medewerker dan wat tijd besteden aan het gezin of boodschappen doen. Maak per dag of periode werkafspraken en begin de dag of week bijvoorbeeld met een digitale dag- of weekstart. Laat medewerkers niet alleen duidelijk afspreken met elkaar wanneer ze bereikbaar zijn, maar vooral ook wanneer ze níet bereikbaar zijn.

4. Zorg voor verbinding
Medewerkers die lang thuis moeten werken, missen de sociale contacten die hun werk hen normaal gesproken biedt. Probeer deze op een andere manier vorm te geven. Laat medewerkers bijvoorbeeld om de beurt de digitale dagstart uitvoeren waarin ze bijvoorbeeld een filmpje laten zien van hoe ze het werken thuis hebben geregeld. En houd contact met medewerkers. Wees bereikbaar.

5. Vink af, laat mensen taken voltooien
Niet iedereen is gewend om thuis te werken. Sommigen vinden het lastig om een gevoel van voldoening over te houden aan een dag thuiswerken. Wat helpt is om ervoor te zorgen dat medewerkers elke dag in ieder geval één of twee taken afronden. Let daar op bij de werkverdeling binnen het team.

6. Maak gebruik van de kans om vakkennis aan te scherpen
Medewerkers zullen niet al hun werk vanuit huis kunnen doen. Dat betekent dat ze soms ook tijd over hebben. Tijd die ze wellicht kunnen gebruiken om hun vakkennis aan te scherpen door het volgen van online cursussen of het lezen van vakliteratuur. De huidige situatie biedt wellicht mogelijkheden om 'achterstallig onderhoud' te plegen of alvast vooruit te werken.

7. Zorg ervoor dat de werkplek veilig is
De zorgplicht die een werkgever heeft voor zijn medewerkers, strekt zich ook uit tot de thuiswerkplek. De Arbeidsomstandighedenwet is ook van toepassing op thuiswerkers. Alle medewerkers moeten thuis veilig en gezond kunnen werken. Zowel geestelijk als lichamelijk. Dat betekent minimaal een goede stoel en tafel en voldoende verlichting. Wel zijn de arboregels soepeler voor thuiswerken dan voor werk in de bedrijfsomgeving. Zo moet de werkgever z’n thuiswerkers in ieder geval informeren over de regels die gelden bij thuiswerken. Een daarvan is het maken van afspraken over pauzes.

De 7 V’s zijn opgesteld door Robert Boulogne, adviseur Toekomst van Werk bij Groep HR van Achmea.